PIW Rypin

PROCEDURA

ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

W POWIATOWYM INSPEKTORACIE WETERYNARII W RYPINIE

§1

CEL

Procedura zgłoszeń zewnętrznych określa zasady zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej Ustawą).

DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1) Organ publiczny/Inspektorat - Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Rypinie reprezentowany przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Rypinie

2) Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

3) Procedura – niniejszy dokument dotyczący zgłoszeń zewnętrznych w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Rypinie;

4) Naruszenie – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem;

5) Zgłoszenie naruszenia (Zgłoszenie) – ustne lub pisemne Zgłoszenie zewnętrzne, dokonane zgodnie z Procedura;

6) Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

7) Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w procedurze;

8) Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

9) Kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

10) Koordynator ds. obsługi zgłoszeń (Koordynator) – osoba odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym i działaniem następczym;

11) Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana;

12) Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

13) Informacja zwrotna - przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

14) Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

15) Działania następcze– działanie podjęte przez Inspektorat w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

16) Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

17) Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

18 )Rejestr – rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa.

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Inspektorat prowadzi działalność w oparciu o poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk, najwyższych standardów etycznych, zapobieganiu korupcji oraz powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony zdrowia zwierząt, relacji z różnymi grupami współpracowników.

2. Celem Procedury jest w szczególności określenie zadań związanych z:

1. przyjmowaniem Zgłoszeń zewnętrznych,
2. ich wstępną weryfikacją i podejmowaniem działań następczych,
3. prowadzeniem rejestru Zgłoszeń zewnętrznych,
4. zachowaniem poufności, w szczególności zachowania w tajemnicy dokonanych Zgłoszeń oraz tożsamości Sygnalisty,
5. komunikacją z Sygnalistą.

§3

ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do Naruszeń dotyczących:

a) korupcji

b) zamówień publicznych

c) usług, produktów i rynków finansowych

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-p.

§4

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA OBSŁUGĘ ZGŁOSZEŃ

1. Osobą odpowiedzialną za obsługę Zgłoszeń w Inspektoracie jest Koordynator. Podczas nieobecności Koordynatora jego funkcję pełni zastępca.
2. Koordynator i zastępca wyznaczani są przez Powiatowego Lekarza Weterynarii.
3. Koordynator zobowiązany jest do zachowania poufności , bezstronności i obiektywizmu przy weryfikacji Zgłoszenia.
4. W przypadku gdyby udział Koordynatora w czynnościach dotyczących określonego zgłoszenia mógł wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności – Koordynator podlega wyłączeniu i przekazuje swoje zadania zastępcy lub innemu wyznaczonemu przez Powiatowego Lekarza Weterynarii pracownikowi.
5. Koordynator informuje każdorazowo o wpłynięciu Zgłoszenia i wszczęciu postępowania wyjaśniającego Powiatowego Lekarza Weterynarii.
6. Koordynator może zwrócić się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie niezbędnym do zbadania i rozpatrzenia sprawy.

• §5

ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY

1. Z ustawowej ochrony przed działaniami odwetowymi za dokonanie zgłoszenia, a także próbami i groźbami takich działań, korzysta:
2. Sygnalista,
3. Osoby pomagające mu w dokonaniu zgłoszenia
4. Osoby powiązane z sygnalistą.
   1. Sygnalista działający w dobrej wierze zostanie objęty ochroną przed działaniami odwetowymi.
   2. W przypadku gdy osoba wymieniona w ust.1 spotyka się z działaniami, które odczytuje jako działania odwetowe, groźby lub próby takich działań, informuje o sprawie Koordynatora, który wyjaśnia sprawę i podejmuje stosowne kroki.
   3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanego Zgłoszenia.
   4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/pomocnikiem nieprawidłowości.
   5. Dane osobowe osoby, której nadano status Sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
   6. Dane Sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
   7. Dla spraw, zgłaszanych przez osobę, której nadano status sygnalisty tworzy się odrębny rejestr spraw.
   8. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.

§6

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:

1. za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
2. osobiście u Koordynatora lub innego upoważnionego pracownika w terminie 14 dni od przedstawienia takiego wniosku Koordynatorowi,
3. pocztą na adres: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Rypinie, ul. Nowy Rynek 15, 87-500– z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia. Nie otwierać”
   1. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w szczególności:
      1. opis naruszenia i jego charakter
      2. dane osób, których dotyczy Zgłoszenie
      3. dowody na poparcie Zgłoszenia (np. dokumenty, e-maile, zdjęcia, świadkowie).

Przekazanie pełnych i precyzyjnych informacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne podjęcie działań przez Inspektorat.

1. Dostęp do Zgłoszenia posiada Koordynator.
2. Jeżeli wstępna weryfikacja Zgłoszenia wykaże, że zgłoszenie podlega rozpatrzeniu przez Inspektorat, Koordynator przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Inspektorat ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości.
3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że dla rozpatrzenia Zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny, Koordynator:

1) przekazuje Zgłoszenie do właściwego organu niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia Zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni,

2) informuje o tym Sygnalistę, w terminie określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego, wskazując organ publiczny, do którego przekazano Zgłoszenie i datę przekazania, chyba że nie jest znany adres do kontaktu.

1. Jeżeli wstępna weryfikacja Zgłoszenia wykaże, że Zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu, Koordynator przekazuje zgłaszającemu informację w tym zakresie w terminie określonym w kodeksie postępowania administracyjnego. W informacji Koordynator może poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, z pouczeniem, że przekazana informacja nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesienia środka prawnego w trybie odrębnym, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
2. Na żądanie Sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania, wydaje się zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w przepisach rozdziału 2 Ustawy.
3. Koordynator przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o wynikach postepowania wyjaśniającego oraz podjętych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
4. W uzasadnionych przypadkach Koordynator przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w pkt.7
5. Koordynator informuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek Zgłoszenia zewnętrznego.
6. Koordynator nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec Sygnalisty, jeżeli nie jest mu znany jego adres do kontaktu.
7. Dane osobowe osoby, której nadano status Sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się Zgłoszenie.
8. Dane Sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
9. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

§7

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1 Działania następcze obejmują:

1. wstępną ocenę Zgłoszenia, w celu przygotowania postępowania wyjaśniającego
2. postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu
3. dalsze działania, które mają na celu przeciwdziałanie skutkom i przyczynom naruszenia prawa lub obniżenia ryzyka naruszenia prawa.
   1. Inspektorat może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Inspektorat informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
   2. Jeżeli wstępna ocena Zgłoszenia wykaże, że zawiera ono informacje, które na mocy odrębnych przepisów podlegają przekazaniu do właściwych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, to Koordynator realizuje obowiązek wskazany w art.39 ust.3 ustawy o ochronie sygnalistów.
   3. Jeżeli wstępna ocena Zgłoszenia wskaże na zasadność powierzenia postępowania wyjaśniającego innej jednostce, Koordynator, działając w imieniu Powiatowego Lekarza Weterynarii, może przekazać takie Zgłoszenie:
      1. jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej
      2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia z wyjątkiem jednostki organizacyjnej, której dotyczy Zgłoszenie.
   4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego jednostka, o której mowa w ust.12, przekazuje Koordynatorowi protokół ustaleń lub odpowiedni dokument wynikający z przepisów szczególnych, w celu podjęcia dalszych działań następczych, z propozycjami takich działań.
   5. W przypadku samodzielnego prowadzenia postępowania wyjaśniającego przez Inspektorat, Koordynator powierza jego przeprowadzenie zgodnie z właściwością wewnętrzną, tj. osobom lub komórce organizacyjnej właściwej w badaniu naruszenia prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia.
   6. W przypadku gdy Zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa pozostających we właściwości kilku stanowisk lub komórek organizacyjnych, Koordynator powołuje zespół zadaniowy złożony z ich przedstawicieli, w celu całościowego wyjaśnienia Zgłoszenia.
   7. Zespół może korzystać z pomocy wewnętrznych i zewnętrznych ekspertów.

§8

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego sporządzany jest protokół ustaleń zawierający opis stanu faktycznego oraz wnioski w zakresie potwierdzenia naruszenia prawa. Do protokołu Koordynator załącza propozycję dalszych działań następczych.
2. Koordynator informuje Sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Powiatowego Lekarza Weterynarii, nie później niż w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.
3. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.

§9

REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Rejestr nieprawidłowości prowadzi Koordynator z zachowaniem zasad poufności.
3. Wzór Rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury.
4. Koordynator prowadzi działania informacyjne związane ze stosowaniem ustawy i procedury. W szczególności opracowuje informację na temat zgłoszeń zewnętrznych, o której mowa w art.48 Ustawy .
5. Koordynator przygotowuje projekty sprawozdań, o których mowa w art.47 Ustawy oraz dokonuje przeglądów procedur o których mowa w art.49 Ustawy.

§10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Procedura wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.